Памятка «Как получателям субсидий и грантов подготовиться к проверке»
При получении субъектами малого и среднего предпринимательства Ленинградской области (МСП) государственной поддержки в виде субсидий и грантов в форме субсидий в соглашениях, договорах на предоставление поддержки содержится обязательство предоставителя, в данном случае, комитета по развитию малого, среднего бизнеса и потребительского рынка Ленинградской области, осуществлять контроль за соблюдением получателем субсидии условий и порядка предоставления субсидий, а также условий и обязательств в соответствии с договором путем проведения плановых или внеплановых проверок, в том числе выездных.
Данное обязательство содержится также в нормативном правовом акте, которым утвержден Порядок предоставления того или иного вида финансовой поддержки, и является основанием для проверок.
Предметом проверок получателей субсидий и грантов является соблюдение предпринимателями порядка и условий предоставления субсидий, в том числе достижения результатов предоставления субсидий и выполнения обязательств по конкретным соглашениям (договорам). Проверяемый период соответствует обязательствам получателя, утвержденным в соглашении (договоре).
Основанием для внеплановой проверки является решение Комитета о проведении внеплановой проверки при наличии данных, свидетельствующих о возможных нарушениях, в случае поступления в Комитет информации о возможных нарушениях порядка и условий предоставления субсидий от граждан, юридических лиц, органов государственной власти (в том числе правоохранительных органов), органов местного самоуправления, а также в случае обнаружения информации об указанных нарушениях в средствах массовой информации, в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в иных источниках.
Учитывая, что одним из основных обязательств в договорах на предоставление субсидий является обязательство получателя осуществлять хозяйственную деятельность в течение трех лет с момента получения субсидии, проверка назначается, как правило, в течение третьего года с года получения субсидии.
План проверок на текущий год размещается на сайте комитета в первой половине января текущего года. В плане в отношении каждого получателя субсидии указываются дата и номер соглашения (договора), форма проверки (документарная или выездная), месяц начала проведения проверки, а также муниципальный район (округ, городской округ), на территории которого зарегистрирован получатель субсидии.
Конкретная дата определяется в конце предыдущего месяца. Если в указанный период руководитель организации – получателя субсидии, индивидуальный предприниматель по объективной причине не сможет присутствовать при проведении проверки, он вправе обратиться в комитет с официальным обращением о переносе проверки (с указанием причины) или оформить доверенность на представителя организации или индивидуального предпринимателя для участия в контрольном мероприятии.
В случае документарной проверки комитет запрашивает документы и проверяет выполнение обязательств и показателей без выезда на предприятие МСП.
Если назначена выездная проверка, комиссия запрашивает документы для проверки, а также выезжает на фактический адрес осуществления деятельности и(или) адрес, где находится имущество – оборудование, техника и другие предметы хозяйственной деятельности, затраты на приобретение которых были возмещены или обеспечены за счет средств субсидии, и (или) место реализации проекта получателей грантов, расходы на реализацию которого были обеспечены за счет средств субсидии.
В состав комиссии, как правило, входят представитель от Комитета и от ГКУ «ЛОЦПП» - подведомственного Комитету учреждения, которое осуществляет взаимодействие с получателями субсидий и грантов в части подготовки комиссий по проведению отборов, проверки отчетности получателей, проверки достижения результатов предоставления субсидий и грантов и обязательств по соглашениям (договорам).
По согласованию с администрациями муниципальных образований Ленинградской области, организациями, образующими инфраструктуру поддержки субъектов МСП Ленинградской области, к участию в проверках могут привлекаться представители администраций и муниципальных фондов поддержки.
Не позднее, чем за 5 рабочих дней до начала проверки на электронную почту субъекта МСП направляется уведомление о проверке с указанием перечня документов, необходимых для проверки.
Все документы предоставляются в комитет посредством государственной информационной системы Ленинградской области «Прием конкурсных заявок от субъектов малого и среднего предпринимательства на предоставление субсидий» https://ssmsp.lenreg.ru (ГИС ЛО) и подписываются субъектами МСП электронной цифровой подписью.
Продолжительность проверки не может превышать десять рабочих дней. При этом общая продолжительность пребывания членов комиссии в месте проведения проверки не может превышать пятнадцать часов.
Если запрашиваемый у получателя субсидии документ отсутствует на момент запроса по объективной причине, он может быть предоставлен в течение десяти рабочих дней проведения проверки или в составе возражения, пояснения в ответ на акт проверки, которые направляются в течение пяти рабочих дней со дня направления акта проверки Получателю посредством ГИС ЛО. В случае, когда возможность предоставления документа отсутствует, получатель вправе направить свои пояснения путем официального обращения в Комитет для принятия решения.
В ходе проверки комиссией могут быть запрошены дополнительные документы, подтверждающие соблюдение получателем субсидии порядка и условий предоставления субсидий, достижения результатов предоставления субсидии, выполнение обязательств по соглашению (договору).
Результаты проверки оформляются актом проверки. В срок не позднее 10 рабочих дней после окончания периода проверки акт должен быть направлен комиссией получателю посредством ГИС ЛО.
Обратите внимание, что в течение 5 рабочих дней с даты направления акта получатель субсидии или гранта вправе направить в письменном виде свои замечания (возражения, пояснения) на акт проверки. Возражения направляются в Комитет посредством почтовой связи по адресу: 191311, Санкт-Петербург, Суворовский пр-кт, 67, через форму обращений на официальном сайте Комитета https://msp.lenobl.ru, на официальный адрес электронной почты Комитета msp@lenreg.ru, путем непосредственного представления в Комитет на бумажном носителе. Возражения рассматриваются в течение тридцати календарных дней со дня их регистрации в Комитете.
Если в акте зафиксированы нарушения, и получатель не предоставил свои пояснения/возражения на акт проверки либо при рассмотрении комитетом пояснения/возражения не приняты, получателю направляется требование (претензия) о частичном или полном возврате суммы субсидии. В требовании (претензии) указывается, по какому конкретному соглашению (договору) установлен факт недостижения показателя или нарушения обязательства, пункты соглашения (договора) или Порядка предоставления данного вида субсидии или гранта, в соответствии с которыми предусмотрен частичный или полный возврат субсидии, приводится формула, в соответствии с которой производится расчет суммы, подлежащей возврату, а также сроки возврата. К требованию (претензии) прилагаются реквизиты для возврата средств. Формулы для расчета содержатся в нормативном правовом акте – Порядке предоставления субсидии.
В случае нарушения указанных сроков добровольного частичного или полного возврата субсидии взыскание средств осуществляется в судебном порядке, в том числе с применением штрафных санкций.
Как подготовиться к проверке до получения уведомления?
- Внимательно изучите соглашение (договор), по которому будет осуществляться проверка. Это главный документ, подписанный комитетом и вами, в котором утверждены:
- целевые показатели и сроки их достижения (результативность предоставления субсидии), а также обязательства получателя (если получена субсидия);
- цели использования средств, направления расходования средств (смета расходов), результаты и сроки их достижения (если получен грант);
- отчетность по договору и сроки ее предоставления.
2. Чтобы подтвердить достижение показателей, комиссией будут запрашиваться следующие документы:
для подтверждения выполнения показателя по среднесписочной численности работников и (или) среднемесячной заработной плате
- отчет по форме ЕФС-1 за период, указанный в договоре в приложении «Значения показателей для достижения результата предоставления субсидии» с отметкой/протоколом о приёме данной формы Социальным фондом России (в соответствии с Порядком предоставления субсидии);
для подтверждения выполнения показателя по выручке
- юридические лица (независимо от системы налогообложения): отчет о финансовых результатах годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - форма по КНД 0710099, предоставленный в налоговые органы, с отметкой/протоколом о приёме ФНС;
- индивидуальные предприниматели на основной системе налогообложения - отчет о финансовых результатах годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - форма по КНД 0710099, предоставленный в налоговые органы, с отметкой/протоколом о приёме ФНС;
- индивидуальные предприниматели на упрощенной системе налогообложения - налоговая декларация по налогу УСН, сданная в ФНС за отчетный финансовый год с отметкой/протоколом о приёме ФНС;
- индивидуальные предприниматели на патентной системе налогообложения - книга учета доходов, оформленная в соответствии с приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@;
- индивидуальные предприниматели на налоге на профессиональный доход - справка о состоянии расчетов (о доходах) по налогу на профессиональный доход, сформированной в мобильном приложении «Мой налог» или в веб-кабинете «Мой налог» на сайте www.npd.nalog.ru за год.
При совмещении разных систем налогообложения – данные о полученном доходе в соответствии с применяемыми системами налогообложения.
*Для подтверждения достижения показателя Книга учета доходов/Книга учета доходов и расходов, оформленная в соответствии с приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, может запрашиваться у всех индивидуальных предпринимателей, использующих УСН;
для подтверждения выполнения показателя по среднемесячной заработной плате
- отчет по форме ЕФС-1 за период, указанный в договоре в приложении «Значения показателей для достижения результата предоставления субсидии» с отметкой/протоколом о приёме данной формы Социальным фондом России.
для подтверждения выполнения обязательств по срокам выплат и заработной плате не ниже МРОТ
- заполненная форма 1 «Информация о сроках выплаты заработной платы работникам» за 3 года, начиная с года получения субсидии, с указанием № и даты приказа об установлении сроков выплаты заработной платы на год или Положения об оплате труда, или иного документа, в котором утверждены сроки выплаты заработной платы. Форма прилагается к настоящей Памятке;
- заполненная форма 2 «Информация о заработной плате работникам не ниже размера, установленного региональным соглашением о минимальной заработной плате в Ленинградской области» за 3 года, начиная с года получения субсидии. Форма прилагается к настоящей Памятке;
для подтверждения выполнения обязательства по неотчуждению имущества – основных средств: оборудования, техники, а также других предметов хозяйственной деятельности, затраты по которым возмещены за счет субсидии
- форма ОС-6 с текущей датой на основные средства, затраты по которым возмещены за счет субсидии или при получении гранта – приобретены в рамках реализации проекта с приложением фотографий основных средств (в случае приобретения основных средств);
- форма ОС-6 с текущей датой, копии ПТС с приложением фотографий транспортного средства с государственным номером и фотографией VIN-номера (в случае возмещения затрат на транспортные средства);
- при получении гранта помимо основных средств – перечень имущества (оборудования, техники и т.д.), находящегося на учете в организации, приобретенного в рамках реализации проекта, по форме. Форма прилагается к настоящей Памятке;
для подтверждения отсутствия налоговой задолженности
- справка ФНС об отсутствии налоговой задолженности в течение 3 лет за каждый год, начиная с года получения субсидии или справка ФНС об отсутствии налоговой задолженности на дату проверки;
для подтверждения ведения обособленного (раздельного) учета при получении гранта
- документ, подтверждающий ведение обособленного аналитического учета операций по проекту, осуществляемых за счет гранта и софинансирования, по предлагаемой форме. Форма прилагается к настоящей Памятке.
*Дополнительно, если за счет средств субсидии возмещались затраты на аренду помещения, может запрашиваться договор аренды помещения, а также иные документы в рамках проверки по соглашению/договору на предоставление субсидии или гранта.
Дополнительная информация и рекомендации:
1. Проверьте, не направлялись ли вами в ФНС или Социальный фонд России корректировки отчетов или деклараций. В этом случае необходимо предоставить отчеты, скорректированные и принятые налоговыми органами и Социальным фондом России.
2. Вы сможете самостоятельно проверить расчет показателя по среднемесячной заработной плате: она определяется на основании суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц (работников), и ССЧ по форме ЕФС-1 по формуле:
СЗП = ОВ / 12 / ССЧ, где:
СЗП - значение среднемесячной заработной платы;
ОВ - значение суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных за отчетный финансовый год (строка «База для исчисления страховых взносов» раздела «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний») в годовом отчете по форме ЕФС-1;
ССЧ - значение ССЧ получателя субсидии в отчетном году согласно годовому отчету по форме ЕФС-1.
- Помните, что в соответствии с ТК РФ, заработная плата должна выплачиваться не реже 2 раз в месяц. Проверьте, соблюдается ли это требование в вашей организации.
- Чтобы правильно указать размер заработной платы не ниже МРОТ, рекомендуется взять минимальную в вашей организации зарплату и указать размер фактических выплат по месяцам с учетом НДФЛ. Помните, что размер МРОТ утверждается ежегодно. Если сотрудник работает на условиях сдельной или почасовой оплаты, необходимо указать его заработную плату из расчета полной занятости, если бы он работал полный рабочий день и полный месяц – с учетом тарифных ставок и стоимости часа его труда.
- Во время выездной проверки необходимо продемонстрировать наличие и использование в предпринимательской деятельности основных средств, оборудования, техники, материалов и других предметов хозяйственной деятельности.
При подготовке к проверке рекомендуется проверить перечень всего имущества, затраты по которому возмещены за счет средств субсидии или приобретённого за счёт средств гранта и софинансирования.
В ситуации, когда оборудование, техника вышли из строя и ремонту не подлежат, либо случилась порча имущества, данный факт необходимо зафиксировать – составить акт, который вы сможете предоставить комиссии. В любом случае, рекомендуется, по возможности, сохранить имущество, чтобы предъявить его в рамках проверки.
- Одна из основных целей выездной проверки на предприятии МСП - подтвердить фактическое осуществление деятельности. Все получатели субсидий обязаны осуществлять хозяйственную деятельность в течение 3 лет с момента предоставления субсидии, а при получении гранта – в течение 3 лет с года, следующего за годом получения гранта.
Прекращение деятельности индивидуального предпринимателя или ликвидация предприятия неизбежно ведут к возврату субсидии или гранта в полном объеме. В случае, если ИП прекратил деятельность и вновь зарегистрировался в этом качестве в указанный 3-летний период, новый ИП – это другой субъект предпринимательской деятельности, которому поддержка не предоставлялась.
- При получении грантовых средств, комиссией проверяется факт реализации проекта, соответствие расходов смете затрат, утвержденной в соглашении о предоставлении гранта, показатели по Соглашению. Рекомендуется проверить это самостоятельно перед проверкой.
- Важные рекомендации для всех получателей субсидий и грантов:
- контролируйте выполнение показателей и обязательств по субсидии постоянно, не оставляйте это на конец года, когда исправить что-либо будет невозможно;
- оставайтесь всегда на связи, проверьте данные – телефон, адрес электронной почты, указанные в вашей заявке на субсидию или грант. Чтобы члены комиссии могли связаться с вами по вопросам, связанным с проверкой.
